1. Leggi la proposta di delibera
2. Leggi l’approfondimento
3. Commissione trasparenza leggi il verbale
4. Commissione trasparenza leggi il verbale
5. Leggi la email richiesta commissione
6. Leggi la PEC inviata il 5 settembre 2019

L’accesso diretto al protocollo da parte dei consiglieri è un tema, oltre che nazionale, determinante per combattere le illeicità negli enti locali.

Nelle funzioni di controllo dell’azione dell’ente locale la legge (art. 43 del TUEL) ha riconosciuto un diritto più ampio ai consiglieri rispetto al comune cittadino, attraverso il comma 2 “ i consiglieri comunali e provinciali hanno diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge“.

Il problema è che il diritto di ottenere la documentazione dagli uffici molto spesso è limitato dai tempi biblici dell’azione amministrativa che spesso a sua volta è ingolfata dalle richieste e procedure amministrative.

A Roma Capitale per superare questo limite è stato adottato il “Regolamento per il diritto di accesso ai documenti, ai dati e alle informazioni” con la Deliberazione n. 6/2019 dove si rafforza l’accesso attraverso l’art. 39 – Ambito e criteri dell‘accesso degli Amministratori  comma 1  recita “Gli Amministratori capitolini e municipali hanno diritto di ottenere dagli uffici dell’Amministrazione, centrale e decentrata, dagli enti dipendenti, dalle istituzioni, dalle società partecipate e dagli altri gestori di servizi pubblici locali, tutte le notizie, le informazioni, gli atti, i documenti e i dati in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge”. Al comma 3 del citato regolamento si dematerializza l’accesso “per le finalità di cui al comma 1 gli Amministratori possono avere accesso diretto al sistema informatico di gestione documentale di Roma Capitale nonché ad altri eventuali applicativi mediante la creazione di opportune credenziali di accesso e di adeguati profili autorizzativi“.

La volontà politica e le intenzioni della Giunta erano chiare come risulta nella email del 7 settembre 2017 e cioè che i consiglieri avrebbero potuto “DIRETTAMENTE” accedere agli atti con username e password senza dover sovraccaricare gli uffici di ulteriori richieste.

Ma dopo l’approvazione del regolamento, per rendere operativo l’accesso al protocollo, il segretariato ha emanato una circolare  dove si sottolinea che “in termini più concreti il consigliere, mediante password può essere ammesso alla consultazione in visualizzazione degli elementi qualificanti degli atti (oggetto, data, mittente, destinatari, etc.) – pertanto con modalità che non incidano sulle procedure in corso e che non determinino intralci alla ordinaria attività amministrativa – così da consentirgli di formulare in seguito le richieste di accesso in forma puntuale e mirata rispetto alle sue effettive esigenze informative…”…. “La notevole portata del diritto di accesso del Consigliere Comunale per l’espletamento del proprio mandato istituzionale non ha trovato, infatti, un immediato riconoscimento della giurisprudenza, che ha inizialmente ritenuto che tale diritto non fosse configurabile come indiscriminato e tale da consentire l’ottenimento di qualsiasi tipo di atto dell’Ente, escludendo, in particolare, la visione generalizzata del registro di protocollo”. I consiglieri “sono tenuti al segreto nei casi specificatamente determinati dalla legge” (art. 43 comma 2 TUEL) rimanendo essi personalmente responsabili dell’acquisizione, detenzione, uso e custodia dei dati che non risultassero pienamente e direttamente riconducibili all’espletamento del mandato elettivo e da questo giustificati.

Roma a seguito del regolamento e della circolare del segretariato ha permesso l’accesso al protocollo ai consiglieri soltanto  mediante password e soltanto in consultazione in visualizzazione degli elementi qualificanti degli atti (oggetto, data, mittente, destinatari, etc.) per i documenti successivi alla data del 5 agosto 2019 senza la possibilità di visualizzarli e scaricarli direttamente.

La richiesta di accesso determina la creazione del profilo autorizzativo e quindi permette al consigliere l’accesso al sistema informatico di gestione documentale, nelle norme operative si scopre che i consiglieri possono soltanto visualizzare oggetto, data, mittente, destinatari degli atti.

In pratica è mostrata la disponibilità di accesso alle schede o documenti aggiuntivi ma senza poter visualizzare il documento ed effettuare il download direttamente ma bisogna fare una richiesta al dipartimento competente.

La mia proposta è sempre stata quella di garantire l’accesso generale diretto dei consiglieri al protocollo con la possibilità di effettuare il download dei documenti e non solo la semplice visualizzazione dell’oggetto, data, mittente, destinatari degli atti salvo i dati tutelati, esclusi tramite l’attivazione di un flag che il protocollatore applica ai documenti da escludere dall’accesso dei consiglieri;  gli uffici sostengono al contrario che così facendo non ci sarebbe tracciabilità mentre invece tale previsione sarebbe utile anche per efficientare il lavoro degli uffici.

Ho sottolineato che anche i consiglieri municipali dovrebbero avere un accesso esteso e non limitato al solo loro municipio di appartenenza che risulta di ostacolo nell’espletamento del loro mandato, dato che le loro necessità non si limitano agli atti esclusivamente riguardanti il municipio ma anche quelli delle strutture centrali, inoltre anche i consiglieri municipali hanno accesso online solo per l’oggetto, data, mittente, destinatari degli atti  successivi al 5 agosto 2019 all’attivazione delle loro credenziali, mentre ovviamente nell’accesso ai documenti cartacei non è così.

Gli uffici hanno citato la sentenza del Tar della Campania 545/2019, che non nega la visione degli atti (ma a Roma non è concesso la visione dell’atto ma solo la visualizzazione dell’oggetto, data, mittente, destinatari del documento protocollato) ma vuole tutelare la tracciabilità del documento, separando l’accesso al documento dai dati riassuntivi ed evitando la diffusione anche involontaria e rispondono che taggare i documenti non è facile, innanzitutto per i tempi di indisponibilità da stabilire e per la mole di documenti da esaminare e autorizzare: 110 milioni di atti.

A livello nazionale bisognerebbe intervenire nel testo unico degli enti locali (decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267) per superare tutte queste restrizioni amministrative, con l’introduzione dell’articolo 2 bis come di seguito:

2 bis “i consiglieri comunali e provinciali hanno diritto di ottenere il rilascio delle credenziali e della password per l’accesso, anche da remoto, al protocollo informatico ed al sistema informatico contabile dell’Ente. Riguardo l’accesso al protocollo informatico è assicurata la possibilità di accedere, visionare e scaricare direttamente ed immediatamente il contenuto completo della documentazione in arrivo o in uscita dall’amministrazione.”

In due commissioni trasparenza ho chiesto di affrontare il tema dell’Accesso diretto dei Consiglieri al Protocollo, alla luce della circolare del Segretariato Generale prot. RC/2019/0011299 e del “Regolamento per il diritto di accesso ai documenti, ai dati e alle informazioni“, deliberazione n. 6/2019. Ho chiesto anche una commissione a quella competente in materia ma non è stata mai calendarizzata.

Il 10 luglio 2019 (leggi il verbale) ho chiesto di convocare una commissione trasparenza per trattare la circolare esplicativa del segretariato sul tema dell’accesso diretto dei consiglieri al protocollo.

Rispetto alla volontà politica espressa chiaramente nel regolamento accesso che aveva come finalità quella di favorire l’accesso diretto dei consiglieri al protocollo con la circolare del segretariato si è limitato l’accesso alla sola visualizzazione dell’oggetto, data, mittente, destinatari del documento protocollato.

L’11 dicembre 2019 (leggi il verbale) ho chiesto di convocare una seconda commissione trasparenza sul tema dell’Accesso diretto dei Consiglieri al Protocollo, e tre sono stati i temi principali emersi da superare per agevolare l’attività dei consiglieri: la non necessità di presentare un documento di identificazione al momento della richiesta di accesso da parte dei consiglieri, per i consiglieri municipali superare i limiti all’accesso  al solo loro municipio di appartenenza; la questione dei dati sensibili ponendo un leg al momento della protocollazione. Bisogna quindi:

1. Superare la richiesta della carta di identità per l’accesso tramite URP:

2. Superare la questione della privacy. Occorre f!aggare ed eliminare la visualizzazione di documenti sensibili inserendo un filtro in modo che la richiesta di accesso tradizionale sia limitata ad essi.

3. Rimuovere il limite al solo municipio all’accesso diretto al sistema informatico di gestione documentale, creare una apertura totale al protocollo senza separare ì Municipi dalle strutture centrali di Roma Capitale.

I consiglieri devono poter accedere al protocollo con la possibilità di visualizzare l’atto e poter fare subito  il download immediato (scarico diretto del documento) e non solo la mera visualizzazione dell’oggetto, data, mittente, destinatari del documento protocollato, soprattutto per tutti quegli atti e documenti citati nelle delibere da approvare.

Una maggiore trasparenza nell’accesso agli atti è un fondamentale deterrente nella lotta alla corruzione negli enti locali.

Una  battaglia costitutiva del M5S è stata sempre la Trasparenza perchè è la fondamentale arma di controllo per combattere le illeiceità e la corruzione nella pubblica amministrazione.

Adesso spetta alla Sindaca Raggi la scelta politica, vista la sua delega in materia di trasparenza, se stare dalla parte della battaglia costitutiva del M5S  oppure confermare la limitazione disposta dalla circolare del segretariato del 9 aprile 2019 dell’accesso diretto da parte degli amministratori.

Ringrazio i consiglieri municipali che hanno partecipato alle due commissioni trasparenza e mi hanno supportato su questa onorevole battaglia sulla trasparenza e  lotta alla corruzione.

Monica Montella
Consigliera Assemblea Capitolina di Roma Capitale

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